Privacyverklaring Notariskantoor Martine Boersen

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt jouw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
• voor de doelen waar jij specifiek toestemming voor hebt gegeven.

Jouw gegevens worden niet zonder jouw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met jouw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Jouw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met jouw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
5. De notaris moet verplicht jouw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van jouw opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Jouw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:
De verwerking van de persoonsgegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

• uitvoeren van de opdracht van cliënt;
• informeren van derden op verzoek van cliënt;
• bevestigen van de echtheid van de handtekening op verzoek van cliënt;
• verzamelen gegevens voor marketingactiviteiten met toestemming van cliënt.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Het kan zijn dat jouw gegevens voorkomen in een notariële akte of in een dossier waarvan jij niet de opdrachtgever of niet rechtstreeks betrokken bent. Dit is bijvoorbeeld het geval als jij bestuurder van een rechtspersoon bent, erfgenaam of legataris in een nalatenschap of administrateur van een vereniging van eigenaren. Als ons kantoor persoonsgegevens van jou gebruikt die wij niet van jou zelf hebben gekregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan ons verstrekte opdracht. De bron van jouw gegevens is dan bijvoorbeeld de openbare registers (o.a. het Kadaster) of bijvoorbeeld een makelaar in verband met een koopovereenkomst waarin jij één van de partijen bent.

Doorgeven van jouw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft jouw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Als jouw persoonsgegevens worden opgenomen in een notariële akte betekent dit dat de andere personen die in de akte worden genoemd deze gegevens ook kunnen zien. Als de akte wordt ingeschreven in een openbaar register, zijn jouw gegevens ook voor derden zichtbaar.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van jouw persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Jouw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer jouw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kun jij op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet je door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij jouw aanvraag inwilligen, zullen wij jou eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

Je kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op jouw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en jou hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer jij meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heb jij het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer jij wilt dat jouw persoonsgegevens worden verwijderd, kun jij hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer jij de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van door jou gevraagde rectificatie van jouw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat jij juist niet wilt dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kun jij hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer jouw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en jij de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kun jij hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als wij jouw gegevens gebruiken voor direct marketing kun jij bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van jouw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan jouw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt jij hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer je klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@notarisboersen.nl. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kun jij terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.